Tänkte bara tipsa er om att det börjar dra ihop sig för att styra upp release-träffarna den 29 april och i samband med det tänkte jag tala om hur jag gjorde när det var dags för Karmic. Därför har jag gjort en liten checklista med tips som ni kan tänka på.
1. Build it, and they will come
Min erfarenhet är att det är väldigt svårt att få folk att ta ansvar för något arrangerande av träffar. De har inte varit medlemmar av gemenskapen speciellt länge, de bor lite utanför stan, de har mycket på jobbet, de känner inte till några bra ställen, de vill inte göra en uppoffring och stå där själva när ingen kommer (även fast det alltid dyker upp någon eller några), etc etc. Orsakerna är många och engagemang är svårt oavsett hur trivial uppgiften är. Att komma till dukat bord är alltid lättare. Om allt finns på plats och det bara är att dyka upp är det fler som kommer. Behöver något göras innan är det alltid svårare att få folk att dyka upp och/eller att engagera sig.
2. Boka träffarna centralt
Alla träffar, utom den i Göteborg och den i Linköping, bestämde jag tid, datum och plats för. Jag kollade runt efter restauranger som hade hyfsat billig mat och som låg relativt centralt i varje stad. Jag bestämde mig för en i varje stad och lade in alla träffarna på http://fosskalendern.se och facebook själv. Förmodligen hade det varit bättre om människor själv engagerade sig på de olika orterna, men det är som sagt svårt att hitta folk som vill, samt att det tar mycket längre tid (som ni inte har).
Lärdomar:
a) För att locka så många som möjligt skulle det nog vara bättre med ett café istället för en plats med 18-årsgräns.
b) Jag borde ha bokat bord i god(are) tid. Nu var jag sjuk i svininfluensan veckan innan, så det blev lite hetsigt.
3. Utse en kontaktperson
Varje träff bör ha en kontaktperson. Kontaktpersonen behöver inte göra mer än att stå med namn, epostadress och telefonnummer ifall någon behöver fråga om vägen, höra hur många som kommer eller vad man ska ha på sig... Kontaktpersonen kan också vara ansvarig för eventuella förberedelser (mer om det nedan), men det är inget krav att lägga ner något arbete.
Lärdomar:
a) Försök att headhunta dessa personer från IRC-kanalen, forumet eller mailinglistan, men skicka inte allmäna utskicka i första läget. Att få en personlig förfrågan gör personen mer benägen att säga ja.
b) Understryk hur otroligt lite arbete det faktiskt innebär och var konkret i vad som krävs. "Du sätter upp ett papper på väggen och svarar i telefonen om någon ringer. Det är allt."
c) Om ni inte hittar en kontaktperson för evenemanget, informera då restaurangen/caféet om hur de ska göra. Sätta upp en ubuntu-logo, etc.
4. Utforma trycksaker i god tid
En gång vart hundrade år hittar man någon som vill engagera sig för att sprida information. Då är det bra att ha posters i A4- och A3-format att sätta upp i bibliotek, kafeterior, på toaletter, på stan etc. Det underlättar om de är snygga, men det viktiga är informationen som står på dem. Och att de är lätta att ändra i, antingen med Gimp, Scribus, Inkscape eller OpenOffice.org Writer.
Lärdomar:
a) Man kan inte göra allt själv. Speciellt inte om man ligger feberhög några dagar innan det äger rum.
b) Medlemmen andreasn är otroligt duktig på grafisk design. Han sitter och designar Mozilla Thunderbird på dagarna och kan säkerligen hjälpa er med snygga posters.
5. Skriv flera olika pressreleaser
Newsdesk når ut till flera tusen olika nyhetsredaktioner (eller nåt sånt) och där har jag skapat ett gratiskonto. Jag skrev ett pressmeddelande som plockades upp av IDG TechWorld OpenSource. Där finns iofs de redan frälsta, men kanske ska man försöka nå ut till andra grupper i samhället. Skriv en artikel med fokus på ekonomi eller ett sätt att spara pengar, skriv en om frihet, skriv en om teknik. Alla dessa olika pressreleaser hamnar på olika redaktioner per automatik.
6. Skapa en epostlista per plats
För att alla närvarande enkelt ska kunna informera sig om kommande evenemang på orten eller nära den, gör ett formellt A4-dokument där man kan fylla i namn och epost-adress. Detta dokument skickas sedan runt i fysisk form på träffen och efteråt skickas listan till er, med färdigfrankerat kuvert och påskriven adress, bara att lägga på lådan. Sen skapar ni en epostlista för varje ort och lägger in dessa adresser där och skickar sedan ut ett välkommen-mail till alla, tillsammans med instruktioner om hur man postar på listan. Listorna är såklart även öppna för vem som helst att gå med i även efter träffarna ägt rum.
7. Boka in en uppföljningsträff
Release-träffar i all ära, men krogen/caféet är inte ett speciellt bra ställe att installera datorer på, vilket säkert flera av deltagarna är intresserade av. Försök därför också få in en install-fest en vecka senare för att fånga upp dessa deltagare och få dem att prova på ubuntu eller utveckla sina ubuntukunskaper. Problemet där är ju lokalbokning förstås. Det kan ju inte begäras av er att ni ska kunna känna till bra lokaler i varje stad för sådana ändamål. Vilket leder oss vidare till nästa punkt.
8. Förberedande IRC-möte(n)
En eller ett par veckor innan träffarna, bokar ni in en (eller flera) IRC-möten med de som redan anmält sig att vara med. Förutom att fösa ihop dessa individer som aldrig träffat varandra förut i samma kanal så att de kan lära känna varandra, har ni också möjlighet att be dem om hjälp med att hitta en bra lokal för en install-fest och att distribuera reklam-materialet från punkt 4.
Lycka till!
